Insbesondere kleine oder mittelständische Unternehmen kommen bei stetigem Wachstum schnell an ihre Grenzen, was die IT betrifft. Die Wartung und Aktualisierung unserer Systeme wird immer komplexer und zeitaufwendiger und das IT-Team hat alle Hände voll zu tun. IT-Outsourcing kann hier die Lösung sein, um wieder effizienter und flexibler arbeiten zu können.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, was IT-Outsourcing ist und welche Vorteile es für dein Unternehmen haben kann. Wir erläutern die verschiedenen Funktionen, die ausgelagert werden können, und wie Unternehmen durch IT-Outsourcing Flexibilität, Kosteneffizienz und Zugang zu spezialisierten Fachkenntnissen gewinnen. Zudem geben wir dir praktische Tipps und Einblicke, wie du das Beste aus IT-Outsourcing herausholen kannst, um deine IT-Strategie zu optimieren und deine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Was ist IT-Outsourcing?
IT-Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von IT-Dienstleistungen und -Prozessen an externe Dienstleister. Das bedeutet, dass ein Unternehmen bestimmte IT-Aufgaben, die normalerweise intern erledigt werden, an spezialisierte Anbieter überträgt. Diese Anbieter verfügen häufig über spezialisiertes Know-how, modernste Technologien und skalierbare Ressourcen, die es ihnen ermöglichen, IT-Dienstleistungen effizient und kostengünstig zu erbringen.
Die Aufgaben, die ausgelagert werden können, sind vielfältig. IT-Outsourcing-Services reichen von der Verwaltung der IT-Infrastruktur, einschließlich Servern und Netzwerken, über die Entwicklung und Wartung von Softwareanwendungen bis hin zu technischem Support und Helpdesk-Diensten. Durch IT-Outsourcing können Unternehmen auf Expertenwissen zurückgreifen, das ihnen intern nicht zur Verfügung steht, und gleichzeitig ihre IT-Kosten senken.
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Welche Funktionen werden beim IT-Outsourcing ausgelagert?
Beim IT-Outsourcing gibt es verschiedene Möglichkeiten, welche konkreten Aufgaben oder Bereiche jeweils ausgelagert werden. Vier verschiedene Möglichkeiten mit unterschiedlichem Funktionsumfang findest du hier:
IT Managed Services: Sicherheit durch Monitoring
Bei Managed Services werden wiederkehrende IT-Prozesse wie Anwendungen, Netzwerkleistung, Speicherplatz, Sicherheit und Überwachung der IT-Infrastruktur ausgelagert. Ein Managed Service Provider (MSP) übernimmt diese Aufgaben und sorgt durch kontinuierliches Monitoring für die Früherkennung und Vermeidung von IT-Problemen.
Business Process Outsourcing: Konzentration aufs Kerngeschäft
Hierbei werden komplette Geschäftsprozesse an externe Dienstleister ausgelagert. Dabei kann es sich sowohl um primäre Unternehmensprozesse wie Vertrieb und Produktion als auch um sekundäre Prozesse wie Kundenservice und Buchhaltung handeln. BPO ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während externe Experten andere Geschäftsbereiche übernehmen.
Infrastructure Outsourcing: Auslagern der Hardware
Beim Infrastruktur-Outsourcing wird die IT-Infrastruktur oder Teile davon wie Rechenzentren, Netzwerke, Arbeitsplatzsysteme und Telefonanlagen ausgelagert. Unternehmen profitieren von skalierbaren und kostengünstigen Infrastrukturlösungen, ohne selbst in teure Hardware investieren zu müssen.
Application Outsourcing: Auslagern der Software
Diese Form des Outsourcings konzentriert sich auf die Software-Entwicklung, -Implementierung, -Erweiterung, -Support, -Migration und -Betrieb von Anwendungen. Sowohl die Entwicklung neuer Software als auch die Wartung bestehender Anwendungen kann an externe Dienstleister vergeben werden.
Welche Vorteile bietet IT-Outsourcing gegenüber internen Lösungen?
IT-Outsourcing bietet viele Vorteile, die Unternehmen helfen können, ihre IT-Strategie zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Vorteile des IT-Outsourcings beleuchtet.
Erhöhte Flexibilität
IT-Outsourcing bietet Unternehmen eine größere Flexibilität bei der Anpassung ihrer IT-Ressourcen an sich ändernde Anforderungen und Situationen. Durch die Möglichkeit, zusätzliche Ressourcen kurzfristig zu- oder abzubauen, können Unternehmen besser auf saisonale Schwankungen, spezielle Projekte oder unvorhergesehenen Bedarf reagieren.
Diese Flexibilität ermöglicht es, Kosten zu optimieren und die Effizienz der IT-Nutzung zu steigern. Durch den Verzicht auf langfristige Bindungen können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur agiler gestalten und schnell auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren. So können sie ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und gleichzeitig ihre finanzielle Stabilität erhalten.
Zugang zu Fachwissen und Technologie
Durch IT-Outsourcing erhalten Unternehmen Zugang zu einem breiten Spektrum an Fachwissen und modernen Technologien, die ihnen intern möglicherweise nicht zur Verfügung stehen. Externe IT-Dienstleister verfügen über erfahrene Expertenteams, die sich auf bestimmte Fachgebiete spezialisiert haben und kontinuierlich in die neuesten Technologien investieren.
Diese Expertise und Ressourcen ermöglichen es Unternehmen, Innovationen voranzutreiben und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern können Unternehmen von bewährten Methoden, Best Practices und branchenspezifischem Know-how profitieren, um ihre IT-Infrastruktur zu optimieren und zukunftssicher zu gestalten.
Verbesserte Zuverlässigkeit
IT-Outsourcing-Dienstleister garantieren häufig Service Level Agreements (SLAs), die eine hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der IT-Dienste sicherstellen. Durch den Einsatz fortschrittlicher Überwachungsinstrumente und proaktiver Maßnahmen gewährleisten sie eine stabile IT-Infrastruktur und minimieren Ausfallzeiten.
Outsourcing (IT) trägt dazu bei, Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden und die Produktivität der Mitarbeitenden zu maximieren. Externe Dienstleister verfügen über das Know-how und die Ressourcen, um schnell auf Probleme zu reagieren und diese effizient zu lösen. Diese erhöhte Zuverlässigkeit gibt Unternehmen die Sicherheit, dass ihre IT-Systeme jederzeit optimal funktionieren, was das Vertrauen der Kunden stärkt und den Geschäftserfolg fördert.
Zeiteffizienz und Konzentration aufs Kerngeschäft
IT-Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, indem zeitaufwendige IT-Aufgaben ausgelagert werden. Durch die Auslagerung von Routineaufgaben wie Systemwartung, technischer Support und Software-Updates an externe Dienstleister können interne Ressourcen freigesetzt werden.
Dies führt zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz, da sich die Mitarbeiter auf strategische Initiativen und geschäftskritische Projekte konzentrieren können. Darüber hinaus können durch die Nutzung externer Expertise und Technologie innovative Lösungen schneller umgesetzt und die Time-to-Market verkürzt werden. Unternehmen können so agiler und wettbewerbsfähiger werden, indem sie ihre Ressourcen dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert bieten.
Die genannten Vorteile des IT-Outsourcings bieten Unternehmen ein breites Spektrum an Möglichkeiten, ihre IT-Strategie zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Ein weiterer entscheidender Faktor, der nicht außer Acht gelassen werden darf, ist der Kostenvorteil, den IT-Outsourcing bieten kann. Das folgende Kapitel vertieft dieses Thema und untersucht, wie Unternehmen durch Outsourcing Kosten senken und gleichzeitig Mehrwert schaffen können.
Wie viel kostet IT-Outsourcing?
Die Kosten von IT-Service für Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab:
- Art der Dienstleistungen: Die Komplexität und Vielfalt der ausgelagerten IT-Dienstleistungen beeinflussen die Kosten. Dienstleistungen wie Servermanagement, Helpdesk-Support und Softwareentwicklung können unterschiedliche Preise haben.
- Projektgröße: Größe und Dauer des Outsourcing-Projekts bestimmen ebenfalls die Kosten. Größere Projekte oder langfristige Partnerschaften können zu günstigeren Preisen führen.
- Komplexität der IT-Infrastruktur: Je komplexer die bestehende IT-Infrastruktur ist, desto aufwendiger und damit teurer kann das Outsourcing werden, da mehr Ressourcen und Fachwissen benötigt werden.
Dauer der Zusammenarbeit: Langfristige Partnerschaften können zu Rabatten oder Vergünstigungen führen, während kurzfristige oder einmalige Projekte tendenziell teurer sind.
In der Regel ist IT-Outsourcing günstiger als eine eigene IT-Abteilung im Unternehmen. Dies liegt unter anderem an folgenden Gründen:
- Keine Anfangsinvestitionen: Unternehmen sparen sich Anfangsinvestitionen in Hardware, Software und Personal, da diese vom Outsourcing-Anbieter gestellt werden.
- Flexible Abrechnung: Unternehmen zahlen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen, was günstiger ist als die Fixkosten einer eigenen IT-Abteilung.
- Skalierbarkeit: Die Möglichkeit, IT-Ressourcen je nach Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren, ermöglicht eine flexible und kosteneffiziente Nutzung der Ressourcen.
- Effizienz und Expertise: IT-Outsourcing-Dienstleister können ihre Leistungen aufgrund von Expertise, Erfahrung und effizienten Prozessen oft günstiger anbieten als interne IT-Abteilungen.
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Was spricht fürs IT-Outsourcing nach Deutschland?
IT-Outsourcing nach Deutschland bietet viele Vorteile, insbesondere die hohe Qualität der Dienstleistungen, ein stabiles rechtliches Umfeld und kulturelle Kompatibilität. Diese Faktoren machen Deutschland zu einem attraktiven Standort für Onshoring, bei dem IT-Dienstleistungen an lokale Anbieter vergeben werden.
Die Arten von IT-Outsourcing
IT-Outsourcing kann je nach den Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens auf unterschiedliche Weise erfolgen. Dazu gehören Offshoring, Nearshoring und Onshoring, die jeweils unterschiedliche Vorteile und Herausforderungen mit sich bringen.
- Offshoring bezeichnet die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an Unternehmen in weit entfernten Ländern, oft auf anderen Kontinenten. Häufig wählen Unternehmen Regionen wie Asien oder Osteuropa, um vom geringeren Lohnkostenniveau zu profitieren. Erschwert wird die Zusammenarbeit jedoch insbesondere durch sprachliche und kulturelle Unterschiede.
- Beim Nearshoring handelt es sich um das Outsourcing von IT-Dienstleistungen in geografisch näher gelegene Länder – in Deutschland zum Beispiel nach Polen oder Tschechien. Dies soll kulturelle und sprachliche Barrieren verringern und sorgt durch die geringere Distanz für eine höhere Erreichbarkeit. Zudem gibt es keine Probleme durch Zeitverschiebungen.
Onshoring, auch inländisches Outsourcing genannt, umfasst das Verlagern von IT-Dienstleistungen an Unternehmen innerhalb des eigenen Landes. Tendenziell höhere Lohnkosten werden durch viele Vorteile ausgeglichen, die wir nachfolgend erklären. Onshoring ist besonders sinnvoll, wenn du ein Unternehmen in deiner Region wählst, da Anfahrtswege kurz sind und so auch ein Vor-Ort-Service möglich wird.
Die Vorteile von Onshoring
Onshoring, also die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an Anbieter im gleichen Land, bietet gegenüber Offshoring und Nearshoring zahlreiche Vorteile. Dazu gehören eine bessere Kommunikation, rechtliche und regulatorische Vorteile, schnellere Reaktionszeiten und Zeitzonen-Kompatibilität sowie ein geringeres Ausfallrisiko. Diese Vorteile erläutern wir dir im Folgenden näher.
Bessere Kommunikation
Onshoring ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen Auftraggeber und dem IT-Outsourcing-Anbieter. Beide Parteien sprechen dieselbe Sprache und haben einen ähnlichen kulturellen Hintergrund. Dies reduziert Missverständnisse und erleichtert die Zusammenarbeit, insbesondere bei komplexen Projekten, die eine regelmäßige und detaillierte Abstimmung erfordern. Direkte Kommunikation, ob persönlich oder virtuell, kann ohne Sprachbarrieren oder große Zeitunterschiede stattfinden, was die Effizienz und Effektivität der Outsourced IT-Services erhöht
Rechtliche und regulatorische Vorteile
Ein wichtiger Vorteil des Onshoring ist das einheitliche rechtliche und regulatorische Umfeld. Beide Parteien unterliegen den gleichen nationalen Gesetzen und Vorschriften, was die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, Arbeitsrechten und anderen regulatorischen Anforderungen erheblich vereinfacht. Unternehmen müssen sich nicht mit den komplexen und oft unsicheren rechtlichen Rahmenbedingungen anderer Länder auseinandersetzen. Dies reduziert das Risiko von Compliance-Problemen und Rechtsstreitigkeiten erheblich.
Schnellere Reaktionszeiten und Zeitzonen-Kompatibilität
Da sich Auftraggeber und Dienstleister in derselben Zeitzone befinden, können Reaktionszeiten erheblich verkürzt werden. Probleme können in Echtzeit erkannt und gelöst werden, was besonders bei zeitkritischen Projekten wichtig ist. Während der regulären Geschäftszeiten kann problemlos kommuniziert und zusammengearbeitet werden. Dies erhöht die Flexibilität und Effizienz der IT-Outsourcing-Services. Regelmäßige Besprechungen und Abstimmungen können ohne große Zeitverschiebungen geplant und durchgeführt werden – bei einer IT-Outsourcing-Company aus der Region sogar vor Ort.
Geringeres Ausfallrisiko
Das Risiko von Ausfällen und Unterbrechungen ist beim Onshoring tendenziell geringer. Die geografische Nähe verringert die Wahrscheinlichkeit, dass internationale Krisen, politische Instabilität oder Naturkatastrophen in weit entfernten Regionen die Geschäftskontinuität beeinträchtigen. Zudem ist die Infrastruktur im eigenen Land oft besser bekannt und zuverlässiger, was die Sicherheit und Stabilität der ausgelagerten Dienstleistungen erhöht. Unternehmen können auf bewährte lokale Netzwerke und Dienstleister zurückgreifen, was die Kontinuität und Zuverlässigkeit der IT-Dienstleistungen sicherstellt.
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IT-Outsourcing – Häufige Fragen und Antworten
Was kostet IT-Outsourcing?
Die Kosten für IT-Outsourcing variieren, sind jedoch meist günstiger als bei internen IT-Teams, da die IT-Kosten flexibel an den aktuellen Geschäftsverlauf angepasst werden. Offshoring ist wegen geringerer Lohnkosten zumeist günstiger als Onshoring, kommt aber mit Nachteilen.
Was versteht man unter IT-Outsourcing?
IT-Outsourcing bezeichnet das Auslagern von IT-Services an externe Dienstleister. Dies umfasst Softwareentwicklung, IT-Support und Datenverwaltung. Unternehmen nutzen IT-Outsourcing, um auf Know-how zuzugreifen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und zur Kostensenkung.
Warum ist IT-Outsourcing günstiger?
IT-Outsourcing-Anbieter können durch Skaleneffekte und Spezialisierung effizienter arbeiten. Unternehmen sparen zudem Kosten für Infrastruktur, Schulung und Verwaltung, die bei internen Teams anfallen würden. Durch Offshoring kann IT-Outsourcing zudem noch günstiger sein.
Was sind Gründe für IT-Outsourcing?
Die Unternehmen wollen durch IT-Outsourcing Kosten sparen und Zugang zu spezialisierten Fachkräften erhalten. Es ermöglicht mehr Flexibilität und Skalierbarkeit bei Projekten. Außerdem können sich Unternehmen durch IT-Outsourcing auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Weshalb sollte man IT-Outsourcing in Deutschland machen?
IT-Outsourcing in Deutschland bietet Vorteile wie gleiche Zeitzonen, kulturelle und sprachliche Gemeinsamkeiten sowie rechtliche und regulatorische Sicherheit. Die Nähe ermöglicht eine einfachere und effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit.
