Mobiles Arbeiten bringt auch viele mobile Geräte mit sich. Der ständige Wechsel zwischen Homeoffice und Büro wird mit Laptop leichter als mit festen Computern. Der Außendienst kann ohnehin nicht anders als mobil arbeiten und das Diensthandy ist sowieso immer dabei.
Was für Arbeitnehmer Freiheiten mit sich bringt, erschwert die Arbeit des IT-Verantwortlichen: Fremde WLAN Netze, Sicherheitslücken und was passiert, wenn ein Kollege ein Gerät verliert?
In diesem Artikel erfährst du, wie ein Mobile Device Management die mobilen Geräte in deinem Unternehmen unter Kontrolle hält und was passieren muss, wenn ein Gerät verloren geht.
Was ist Mobile Device Management?
Mobile Device Management, kurz MDM, ist wie eine Schaltzentrale für alle Smartphones, Tablets und Laptops in deinem Unternehmen. Es sorgt dafür, dass du den Überblick über sämtliche Geräte behältst – unabhängig davon, ob sie deinem Unternehmen gehören oder von deinen Mitarbeitern als BYOD mitgebracht werden.
BYOD – Bring Your Own Device
Das sind mobile Geräte (Laptop, Smartphone usw.), die deinen Angestellten privat gehören, aber in die tägliche Arbeit eingebunden werden.
Mit dem Mobile Device Management kannst du Geräte konfigurieren, Software bereitstellen und Sicherheitsrichtlinien festlegen – alles aus der Ferne. Du entscheidest, welche Apps auf den Geräten laufen dürfen, wie Daten gespeichert werden und ob bei Verlust des Geräts alle Daten gelöscht werden sollen. So bleiben Firmendaten geschützt, und du sparst Zeit bei der Verwaltung.
Warum ist der Einsatz eines Mobile Device Managements wichtig?
Stell dir vor, ein Vertriebs- oder Außendienstmitarbeiter verliert ein Smartphone, auf dem sich in der Regel auch zwangsläufig Unternehmensdaten befinden: Kundenadressen und Telefonnummern, E-Mails und WLAN-Zugänge. Ohne Fernzugriff könnte das schnell zum Problem werden. Hier setzt das MDM an: Es schützt nicht nur die Geräte, sondern auch die darauf gespeicherten Daten.
Außerdem sorgt MDM dafür, dass alle Geräte einheitlich eingerichtet sind. Das spart Zeit und minimiert Fehler, wenn neue Geräte ausgegeben werden – zum Beispiel, wenn ein neuer Mitarbeiter bei dir anfängt. Statt jedes Smartphone oder Tablet einzeln zu konfigurieren, erledigt das MDM-System diese Aufgaben automatisch.
Wie funktioniert ein System für Mobile Device Management?
Das MDM basiert auf zwei Hauptkomponenten: einer zentralen Verwaltungssoftware und einer App, die auf den Geräten installiert wird.
Die zentrale Verwaltungssoftware ist dein Dashboard. Hier kannst du neue Geräte hinzufügen, Einstellungen vornehmen und Richtlinien festlegen. Die App auf den mobilen Geräten sorgt dafür, dass die Vorgaben umgesetzt werden. Die beiden kommunizieren miteinander – und das Ganze funktioniert in der Regel in Echtzeit.
MDM Anwendungsbeispiel
Du möchtest, dass auf allen betrieblichen Smartphones eine neue Sicherheits-App installiert wird. Das gibst du in der Verwaltungssoftware vor, anschließend landen die Änderungen automatisch auf den Geräten. Genauso kannst du einzelne Geräte sperren, Daten löschen oder überprüfen, ob alle Sicherheitsvorgaben eingehalten werden.
MDM macht also aus einer Vielzahl an Geräten ein gut organisiertes Netzwerk, das jederzeit unter Kontrolle bleibt – egal, wie groß dein Team ist oder wo es arbeitet.
Wichtige Bestandteile eines MDM-Systems
Ein gutes MDM-System besteht aus mehreren Bausteinen, die nahtlos zusammenarbeiten. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die die Geräteverwaltung in Unternehmen stark erleichtern:
- Geräteverwaltung, die Basis eines MDM-Systems: Jedes Gerät wird registriert, erhält ein individuelles Profil und kann zentral gesteuert werden. Neue Geräte lassen sich schnell hinzufügen, und du behältst den Überblick über die gesamte Geräteflotte.
- Sicherheitsmanagement: Du kannst Passwörter erzwingen, Geräte verschlüsseln und bei Bedarf aus der Ferne alle Daten löschen – zum Beispiel, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird.
- App-Management: Mit einem MDM kannst du Apps installieren, Updates steuern und sicherstellen, dass keine unerwünschten Anwendungen genutzt werden.
- Richtlinien und Compliance: Damit alle Geräte den Unternehmensvorgaben entsprechen, kannst du klare Regeln festlegen. Zum Beispiel, welche Netzwerke genutzt werden dürfen oder ob bestimmte Funktionen (wie die Kamera) deaktiviert sein sollen.
- Überwachung und Berichte: Ein Blick ins Dashboard verrät dir, wie es um die Geräte steht. Du siehst, ob alle Sicherheitsvorgaben eingehalten werden, und erhältst Berichte zur Nutzung und zum Zustand der Geräte.
- Remote-Unterstützung: Falls es mal hakt, kannst du Geräte aus der Ferne steuern, Einstellungen ändern oder Probleme beheben – ganz ohne, dass das Gerät physisch vor Ort sein muss.
Tipps und Best Practices für den Einsatz eines Mobile Device Managements
Damit das Gerätemanagement in deinem Unternehmen reibungslos funktioniert, gibt es ein paar einfache Tricks und bewährte Methoden, die du beachten solltest:
- Klare Richtlinien aufstellen: Bevor du loslegst, definiere, welche Geräte genutzt werden dürfen, welche Sicherheitsstandards gelten und welche Apps erlaubt sind. Diese Vorgaben sollten für alle Mitarbeitenden transparent und nachvollziehbar sein.
- Mitarbeiter einbinden: MDM funktioniert am besten, wenn alle im Team wissen, wie und warum es eingesetzt wird. Finde außerdem eine gute Balance aus Schutz und Freiraum. Mit zu stark eingeschränkten Geräte behinderst du ggf. die Arbeit deiner Angestellten.
- Geräte aktuell halten: Regelmäßige Updates sind ein Muss – nicht nur für das Betriebssystem, sondern auch für die eingesetzten Apps. Ein MDM-System kann dich dabei unterstützen, Updates automatisch zu verteilen.
- Regelmäßige Überprüfungen durchführen: Auch wenn alles läuft, lohnt sich ein regelmäßiger Check. Sind alle Geräte noch konform mit den Vorgaben? Werden Richtlinien eingehalten?
- Den Datenschutz im Blick behalten: Stelle sicher, dass dein MDM-System den gesetzlichen Anforderungen entspricht, zum Beispiel der DSGVO. Das schafft dein Unternehmen vor rechtlichen Problemen.
Bei den Überlegungen zu einem Mobile Device Management wird sofort klar, dass es ohne Software nicht geht. Doch die Anschaffung einer Software ist bereits der zweite Schritt. Vorher solltest du mit einem IT-Experten klären, ab wann sich der Einsatz eines MDMs in deinem Unternehmen lohnt und welche Software tatsächlich geeignet ist.
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Mobile Device Management – Häufige Fragen und Antworten
Ist ein Mobile Device Management auch für kleine Unternehmen geeignet?
Die Entscheidung für ein MDM fällt in erster Linie anhand der Anzahl der mobilen Geräte. Rechnet man pro Mitarbeiter ein Smartphone und Laptop sowie ggf. Tablets für den Außendienst oder Werkstatt, kommen schnell Stückzahlen zusammen, die sich händisch nur äußerst zeitaufwendig verwalten lassen.
Welche Geräte können mit einem Mobile Device Management verwaltet werden?
Eine geeignete MDM Software sollte so ausgewählt werden, dass alle im Unternehmen eingesetzten Geräte ausnahmslos eingebunden werden können. Das gilt für iOS-, Android-, MacOS-, Windows- sowie ChromeOS-Geräte.
Warum sollte ein Unternehmen ein Mobile Device Management nutzen?
MDMs schützen Firmendaten, sorgen für einheitliche Gerätekonfigurationen und erleichtern die Verwaltung großer Geräteflotten, besonders bei Remote-Arbeit.
Wie funktioniert die Remote-Löschung über ein Mobile Device Management?
Bei Verlust oder Diebstahl kann ein Gerät über das MDM-Dashboard aus der Ferne zurückgesetzt oder alle sensiblen Daten gelöscht werden.
