Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, die von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Unternehmen unterschiedlichster Größenordnung benutzt – von kleinen über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bietet eine Menge von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was genau SharePoint ist und für wen sich diese Option rentiert, nehmen wir im folgenden Blog-Beitrag unter die Lupe.

Die Lösung SharePoint von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) wurde im Jahr 2001 als interne Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Konzepts erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, welche Firmen selbst gestalten wie auch warten können. In einer SharePoint-Landschaft werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert und gemeinschaftlich genutzt. Die Plattform selbst kann hausintern oder extern (oder eine Kombination aus beidem) genutzt werden.

SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) eingesetzt werden oder als On-Premise-Art auf einem privaten Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Details zu den gegenwärtigen Plänen & Kosten sind an dieser Stelle zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de

So kann der SharePoint im Unternehmen eingesetzt werden

Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Formen genutzt werden. Es gestattet es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu bearbeiten wie auch abzuspeichern.

Die Software wurde eigentlich entwickelt, um Intranets zu erstellen, doch in der Zwischenzeit wird sie ebenfalls für Extranets sowie Intranet-Internetseiten verwendet. Über die Tatsache hinaus können Nutzer mit SharePoint ebenso an Online-Konferenzen beteiligt sein sowie Dokumente gemeinschaftlich bearbeiten, was die Zusammenarbeit verbessert wie auch erleichtert. Mithilfe der Suche lassen sich im SharePoint schnell und einfach wesentliche Infos finden – egal, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Dokument oder einen Internetseiten-Link dreht.

SharePoint kann außerdem für eine Vielzahl von anderen Angelegenheiten verwendet werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung sowie Projektplanung.

Die größte Kraft von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Anlegen von Intranets und vergleichbaren Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare usw.).

Kurzum: SharePoint ist eine starke Plattform, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte sowie Dokumente effizient zu verwalten wie auch zu teilen.

Die zentralen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:

•             Unternehmensprozesse automatisieren

•             Daten speichern, teilen sowie gemeinsam editieren

•             Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen

•             Informationen in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen

•             Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen

Welche Vorteile bietet der SharePoint?

Wie wir nun wissen, erlaubt SharePoint es den Benutzern, Inhalte zu generieren, zu arrangieren sowie zu teilen. Die Plattform bringt eine zentrale Stelle, an der Projektteams Fakten tauschen sowie an Projekten wirken können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert dies die Interaktion und bietet zusätzlich die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens schnell, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.

Damit bietet der SharePoint viele Vorteile für Unternehmen, zum Beispiel:

•             Optimierte Zusammenarbeit und Kommunikation

•             Erhöhte Effizienz

•             Flexible sowie anpassbare Lösung

•             Optimierte Dokumentenverwaltung

•             Verbesserte Sicherheit wie auch Kontrolle

Ist SharePoint sicher?

Die Sicherheit Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittelständisches Unternehmen sind, sind Informationen wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Alle Daten, die Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie verlieren, haben Sie möglicherweise keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen – die Plattform muss daher unbedingt geschützt sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe müssen vermieden werden.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, welche hierfür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – irrelevant, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf dem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu unterbinden, raten wir die folgenden Maßnahmen:

1.            Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Anmeldevorgang zu SharePoint

2.            Administrator-Konten speziell absichern

3.            Berechtigungen aufmerksam vergeben

4.            Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint nutzen

5.            Mitarbeiterschulung in Sachen Datenschutz

6.            Leitfaden für die externe Freigabe einrichten

7.            Externe SharePoint-Nutzer möglichst vermeiden sowie bei Nutzung kontrollieren

Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma einsetzen möchten, kontaktieren Sie uns: Wir assistieren Ihnen bei der Einrichtung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie darüber hinaus, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?