ChatGPT, Copilot oder ein KI-System für einen Fachbereich? Für Unternehmen zählt, welche Funktion die KI an einem bestimmten Arbeitsplatz übernehmen soll. Dieser Vergleich ordnet passende Systeme nach Tätigkeit ein und zeigt, wie sich ihre Eignung mit freigegebenen Firmendaten prüfen lässt.
KI-Tools für Unternehmen: Das Wichtigste in Kürze
- Im Mai 2026 nutzten laut ifo Institut 54,5 Prozent der befragten Unternehmen KI in ihren Geschäftsprozessen.
- Die Auswahl beginnt mit dem Mitarbeiter und seiner Aufgabe. Erst danach folgen Produkt und Zugangsform.
- Ein Praxistest vergleicht die Qualität sowie die gesamte Bearbeitungszeit einschließlich der nötigen Korrekturen.
- Vije lässt Mitarbeiter verbreitete KI-Tools an betrieblichen Fällen erproben und vermittelt Regeln für den Arbeitsalltag.
Warum sollten Unternehmen KI-Tools vergleichen?
KI gehört in vielen Betrieben bereits zum Arbeitsalltag. Laut der Unternehmensbefragung des ifo Instituts zur KI-Nutzung arbeiteten im Mai 2026 bereits 54,5 Prozent der Unternehmen mit KI. Ein Jahr zuvor waren es 40,9 Prozent.
Viele Firmen nutzen fertige Dienste. Unter den befragten Unternehmen mit KI-Nutzung griffen knapp drei Viertel auf kostenpflichtige externe Anbieter zurück. 48,4 Prozent verwendeten auch kostenfreie Dienste. Eigene Systeme entwickelten 18,7 Prozent.
Die Auswahl richtet sich nach der Tätigkeit am jeweiligen Arbeitsplatz. Für Textarbeit werden andere Funktionen benötigt als für Softwareentwicklung. Zusätzlich bestimmt der Einsatzort, welche Daten die KI erreicht. Microsoft 365 Copilot kann freigegebene Arbeitsdateien einbeziehen. Ein Recherchetool ohne verbundene Firmenquellen greift dagegen nicht auf interne Ablagen zu.
Damit steht die Arbeitsfrage am Anfang: Welches Ergebnis soll der Mitarbeiter mit der KI erstellen? Aus der Antwort ergeben sich der passende Werkzeugtyp, der benötigte Zugang und die zulässigen Daten.
Welche Arten von KI-Tools gibt es für Unternehmen?
KI-Tools lassen sich nach ihrer Aufgabe ordnen. Einige Systeme unterstützen mehrere Tätigkeiten über eine Chatoberfläche. Andere arbeiten direkt in vorhandenen Programmen oder übernehmen einen begrenzten Fachvorgang.
Einsatzbereich | Beispiele | Wobei das System unterstützt |
Assistenten für mehrere Aufgaben | ChatGPT, Claude, Gemini | Texte und Bilder erstellen, Dateien auswerten, Informationen suchen, Daten analysieren oder Code bearbeiten |
KI in Büroprogrammen | Microsoft 365 Copilot, Gemini in Google Workspace | E-Mails vorbereiten, Besprechungen zusammenfassen oder Inhalte aus freigegebenen Arbeitsdateien nutzen |
Recherche | Perplexity | Quellen zu einer Sachfrage finden und Antworten mit Fundstellen ausgeben |
Übersetzung | DeepL | Dokumente übersetzen und Formulierungen in einer anderen Sprache prüfen |
Bilder | Adobe Firefly | Bilder für Präsentationen oder Veröffentlichungen erzeugen und bearbeiten |
Softwareentwicklung | GitHub Copilot, Claude Code, Codex | Code erklären, ändern und testen oder Aufgaben in einem Softwareprojekt bearbeiten |
Die Vorauswahl folgt der späteren Nutzung. Ein Mitarbeiter, der Angebote sprachlich überarbeitet, braucht einen anderen Zugang als ein Entwickler, dessen Werkzeug ein ganzes Codeverzeichnis lesen darf. Prüfen Sie daher pro Rolle eine wiederkehrende Aufgabe und den dafür nötigen Datenzugriff.
Was leisten allgemeine KI-Assistenten?
ChatGPT, Claude und Gemini bündeln mehrere Funktionen in einer Oberfläche. Mitarbeiter können Texte erstellen, Tabellen auswerten oder Fragen zu hochgeladenen Dokumenten stellen. Je nach Angebot kommen Websuche, Bilderstellung und die Bearbeitung von Code hinzu.
Für umfangreichere Softwareaufgaben gibt es ergänzende Werkzeuge. Claude Code und Codex können beispielsweise Dateien in einem Codeprojekt lesen und Änderungen vorbereiten. Damit steigt der mögliche Nutzen, zugleich erreicht das System mehr Inhalte. Der freigegebene Arbeitsbereich muss deshalb zur Aufgabe passen.
Wie arbeitet KI in vorhandenen Büroprogrammen?
In vielen Unternehmen liegen E-Mails und Arbeitsdateien bereits in Microsoft 365 oder Google Workspace. Microsoft 365 Copilot und Gemini können diese Inhalte innerhalb der jeweiligen Arbeitsumgebung einbeziehen. Welche Datei erreichbar ist, hängt von den Rechten des angemeldeten Nutzers ab.
Das erspart einzelne Uploads. Zugleich werden bestehende Freigabefehler übernommen. Kann ein Mitarbeiter auf einen zu breit freigegebenen Ordner zugreifen, kann die eingebundene KI diesen Inhalt ebenfalls finden. Vor dem Einsatz müssen daher die Rechte in der Quelle geprüft werden.
Wann passt ein KI-Tool für einen Fachbereich?
Es gibt KI-Systeme, die nur einen begrenzten Fachvorgang unterstützen. Perplexity hilft bei der Recherche, DeepL bei Übersetzungen und Firefly bei Bildern. GitHub Copilot, Claude Code und Codex richten sich an die Softwareentwicklung.
Der klare Zweck erleichtert die Zuordnung. Die Ausgabe braucht dennoch eine fachliche Prüfung. Eine Quelle kann veraltet sein, eine Übersetzung den falschen Fachbegriff enthalten und erzeugter Code eine Schwachstelle einführen.
Nach welchen Kriterien lassen sich KI-Tools vergleichen?
Für einen belastbaren Vergleich erhalten zwei Werkzeuge dieselbe Aufgabe und dieselben freigegebenen Testdaten. Die folgenden vier Fragen bilden den Bewertungsrahmen:
Prüffrage | Was vor dem Test feststehen muss |
Passt die Funktion? | Der Test-Prompt beschreibt die Aufgabe und das erwartete Ergebnis in einem Satz. |
Ist das Ergebnis brauchbar? | Ein fester Maßstab und die gesamte Bearbeitungszeit werden erfasst. |
Ist der Datenweg zulässig? | Tarif, Speicherregeln und erreichbare Firmenquellen sind geprüft. |
Lässt sich der Zugang verwalten? | Konten können vergeben und entzogen werden. |
Ein möglicher Testauftrag lautet: „Die KI erstellt aus einer freigegebenen Standardanfrage einen Antwortentwurf, den ein Mitarbeiter vor dem Versand prüft.“ Die Bewertung erfasst die sachliche Richtigkeit und die Zeit bis zur fertigen Antwort. So wird ein flüssig formulierter Fehler nicht mit Qualität verwechselt.
Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI und Datenschutz empfiehlt, den Zweck vorab festzulegen und für die berufliche Nutzung betriebliche Konten einzurichten. Bei personenbezogenen Daten braucht jeder Verarbeitungsschritt eine Rechtsgrundlage. Zusätzlich ist zu klären, ob Eingaben zum Modelltraining verwendet werden und wann gespeicherte Inhalte gelöscht werden.
Der Lizenzpreis wird gemeinsam mit der Zeit für Einrichtung und Prüfung betrachtet. Daraus ergeben sich die Kosten je brauchbarem Vorgang. Dieser Wert erlaubt einen Vergleich mit dem bisherigen Ablauf.
Welche Zugangsform passt zum Unternehmen?
Dasselbe KI-Tool kann über verschiedene Zugangsformen angeboten werden. Der gewählte Zugang legt fest, wer Nutzer verwaltet und welche Firmenquellen verbunden werden können.
Zugangsform | Geeigneter Einsatz | Was das Unternehmen einrichten muss |
Persönliches Konto | Erster Test mit veröffentlichten oder erfundenen Angaben | Testregeln und zulässige Inhalte |
Firmenbereich | Gemeinsame Nutzung durch mehrere Mitarbeiter | Konten, Rollen und Freigaben |
Enterprise-Vertrag | Viele Nutzer oder vertraglich festgelegte Vorgaben | Beschaffung und vereinbarte Einstellungen |
API oder eigenes System | Fester Vorgang in einer vorhandenen Anwendung | Eingabe, Ausgabe und laufender Betrieb |
Für mehrere Mitarbeiter bietet ein Firmenbereich eine gemeinsame Verwaltung. Eine API passt, wenn ein wiederkehrender Vorgang direkt in eine betriebliche Anwendung eingebaut werden soll. Persönliche Konten eignen sich nur für Tests, deren Inhalte nach der internen Regel freigegeben sind.
Wie wählen Unternehmen ein KI-Tool in fünf Schritten aus?
Der Auswahlprozess führt von einer realen Aufgabe zu einer dokumentierten Freigabe. Jeder Schritt liefert ein Ergebnis für den folgenden Schritt.
1. Mitarbeiter und Arbeitsaufgabe festlegen
Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang aus. Halten Sie fest, wer ihn bearbeitet, welche Angaben dafür benötigt werden und wie ein brauchbares Ergebnis aussieht. Messen Sie die bisherige Bearbeitungszeit.
2. Zwei passende Werkzeuge auswählen
Ordnen Sie die Aufgabe einem Einsatzbereich zu. Zwei Werkzeuge reichen für den ersten Vergleich. Beide erhalten dieselben bereinigten Testfälle.
3. Konto und Datenweg prüfen
Dokumentieren Sie den Tarif und die Löschregeln. Prüfen Sie, welche Dateien oder Anwendungen erreichbar sind. Geben Sie nur die Quellen frei, die der gewählte Vorgang wirklich braucht.
4. Arbeitsergebnis im Team testen
Schulen Sie die beteiligten Mitarbeiter vor dem Start. Der Test nutzt wiederkehrende Fälle und einen festen Prüfmaßstab. Das Team hält Fehler sowie die benötigte Bearbeitungszeit fest.
5. Freigabe begründen
Vergleichen Sie die Messwerte mit dem bisherigen Ablauf. Eine Freigabe folgt, wenn die Ausgabe brauchbar ist, der Zeitaufwand sinkt und die Datenregeln eingehalten werden. Neue Aufgaben erhalten später eine eigene Prüfung.
Nach dem Test kann der Zugang auf weitere Abläufe ausgeweitet werden. Dabei sollte jede neue Aufgabe erneut geprüft werden. Wer KI im Unternehmen einführen möchte, verhindert so, dass eine einmalige Freigabe ungeprüft auf andere Anwendungsfälle übertragen wird. In einer KI-Schulung für Mitarbeiter übt das Team, ChatGPT und Microsoft Copilot im vereinbarten Rahmen zu nutzen.
Eine kleine Liste freigegebener Werkzeuge hält die Konten unter betrieblicher Verwaltung. Fehlt ein passender Zugang für eine häufige Aufgabe, können Mitarbeiter auf ungeprüfte Dienste ausweichen. Wie Unternehmen solche Schatten-KI erkennen und verringern, zeigt Vije anhand des tatsächlichen Arbeitsbedarfs.
Welche KI-Systeme am häufigsten genutzt werden
Für eine im September 2026 veröffentlichte Bitkom-Befragung wurden 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. Unter den Unternehmen mit KI-Nutzung setzen 76 Prozent ChatGPT ein. Microsoft Copilot erreicht 35 Prozent, Google Gemini 28 Prozent. Die Werte zeigen Verbreitung, keine Eignung für jeden Arbeitsfall.
Sprachmodelle werden mit Daten trainiert. Ob Eingaben aus einem Konto später für das Modelltraining verwendet werden dürfen, hängt vom Anbieter und vom gewählten Zugang ab. Vije prüft deshalb mit Mitarbeitern den vorgesehenen Zugang und die Daten, die das System dabei erreicht. Danach wird festgelegt, welche Aufgabe freigegeben werden kann.
KI-Tools anhand einer Arbeitsaufgabe auswählen
Die Auswahl beginnt beim Mitarbeiter und seinem Arbeitsablauf. Danach werden zwei passende Werkzeuge mit denselben Fällen geprüft. Der Datenweg und die benötigte Nacharbeit fließen in die Bewertung ein. So erhält das Unternehmen eine begründete Freigabe für einen klar beschriebenen Einsatz.
Ihre Vorteile mit Vije
- Sie ordnen KI-Tools konkreten Arbeitsaufgaben zu.
- Sie prüfen Konten und erreichbare Firmenquellen vor dem Einsatz.
- Sie testen ChatGPT und Microsoft Copilot anhand betrieblicher Fälle.
- Sie schaffen verständliche Regeln für die spätere Nutzung.
KI-Tools vor der Freigabe im Arbeitsalltag testen
- Eine geeignete Aufgabe für den ersten Test festlegen
- Konto und erreichbare Firmendaten prüfen
- Mitarbeiter auf die Prüfung der Ergebnisse vorbereiten
KI-Tools für Unternehmen - Häufige Fragen und Antworten
Wie viele KI-Tools sollte ein Unternehmen zu Beginn freigeben?
Für den Einstieg reichen meist ein Assistent für mehrere Aufgaben und bei Bedarf ein Werkzeug für einen Fachbereich. Eine kleine Auswahl vereinfacht die Verwaltung und erlaubt eine Schulung mit klaren Beispielen.
Kann ein kostenloses KI-Tool für einen ersten Test ausreichen?
Ja, wenn der Dienst nur veröffentlichte oder erfundene Angaben erhält und seine Bedingungen geprüft wurden. Für betriebliche Daten braucht das Unternehmen einen freigegebenen Zugang, der zum Zweck und zur erforderlichen Datenverarbeitung passt.
Wann sollte die Beschäftigtenvertretung einbezogen werden?
Eine frühe Einbindung ist ratsam, wenn das System Nutzungsdaten von Mitarbeitern verarbeitet oder deren Arbeit bewerten kann. Ob Mitbestimmungsrechte greifen, muss anhand des geplanten Einsatzes rechtlich geprüft werden.
Wie oft muss ein freigegebenes KI-Tool erneut geprüft werden?
Eine neue Prüfung ist nötig, wenn sich der Tarif oder eine verbundene Quelle ändert. Auch neue Funktionen können zusätzliche Daten erreichen oder Aktionen ausführen und damit die bisherige Freigabe überschreiten.
Welche KI-Tools behandelt Vije in der Schulung?
In der Grundlagenschulung arbeiten die Teilnehmer mit ChatGPT und Perplexity. Aufbaukurse behandeln Microsoft Copilot in Office-Programmen sowie Copilot-Agenten. Die Übungen zeigen, welche Aufgaben das jeweilige Werkzeug unterstützt und an welcher Stelle ein Mitarbeiter die Ausgabe prüfen muss. Dabei werden nur Fälle eingesetzt, die zum vereinbarten Kurs passen.
Unterstützt Vije bei der Wahl eines Firmenzugangs?
Vije ordnet die geplante Aufgabe und die vorhandene IT ein. Daraus lassen sich ein passender Zugang und Grenzen für Berechtigungen ableiten. Die betriebliche Freigabe nimmt das Unternehmen mit den dafür zuständigen Stellen vor.
