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Dein Guide: IT Lösungen für kleine Unternehmen
Ein Mitarbeiter von Vije, überprüft ein Tablet an einem Schreibtisch mit mehreren anderen Tablets und einem Computer.

Guide: IT Lösungen für kleine Unternehmen

Du hast dich in deinem kleinen Unternehmen bisher selbst um die IT und die gesamte Technik gekümmert? Dann weißt du, dass man sich dabei sehr schnell in Details oder aber in großen Technik-Träumen verlieren kann. Wir zeigen dir hier, was du wirklich brauchst und führen dich Schritt für Schritt durch eine Ausstattung, die bezahlbar und trotzdem leistungsfähig ist.

Diese IT Grundlagen dürfen in kleinen Unternehmen nicht fehlen

Auch wenn die Technik-Träume teils groß sind, reichen einige Grundlagen aus, um in deinem Unternehmen vernünftig arbeiten zu können.

Tipp:

Wenn du die Wahl hast, dann stell dir folgende Frage: “Macht es mein Boot wirklich schneller, wenn ich das teurere Ruder kaufe?”

Du wirst auf einem Smartphone E-Mails lesen und telefonieren können, auch wenn es nicht das Pro-Modell ist. Deine Mitarbeiter werden auf ihrem Laptop arbeiten können, auch wenn kein Apfel darauf abgebildet ist. Überlege daher bei jeder Investition, ob dir die teurere Variante wirklich Vorteile bringt.

Da Regeln bekanntermaßen zum Brechen gedacht sind, beginnen wir direkt mit einer Sache, bei der du wirklich nicht sparen solltest:

Stabile Internetverbindung

An erster Stelle deiner IT-Ausstattung steht eine wirklich verlässliche Internetverbindung. Denn deine restlichen Geräten können noch so gut sein, ständige Internetausfälle oder eine langsame Verbindung werden dich nervlich sehr schnell aus der Reserve locken.

Unser Tipp aus der Praxis:

Versuche nicht, den ein oder anderen 10 € Schein durch die Wahl eines günstigen Anbieters zu sparen. Du bist nach einem Anbieterwechsel in der Regel ein bis zwei Jahre vertraglich gebunden. Wenn dann bereits ständige Internetausfälle dein Team lahmlegen, wirst du das schnell bereuen.

Sprich mit anderen Unternehmen in unmittelbarer Nähe über ihren Internet-Anbieter. Wähle einen Großen, mit dem die meisten zufrieden sind – auch wenn dieser etwas teurer ist als andere.

Router, Switches & WLAN – ohne gutes Netzwerk läuft nichts

Dein stabiles Internet wirst du auch auf alle Geräte verteilen wollen bzw. ihnen Zugang verschaffen.

  • Router: Das Herzstück deines Netzwerks. Ein Business-Router bietet oftmals bessere Firewall-Funktionen und ist stabiler im Dauerbetrieb. Achte beim Vertragsabschluss darauf, ob solche Profi-Router statt der einfachen Geräte im Angebot sind.
  • Switches: Sie verteilen das Netzwerk an alle kabelgebundenen Geräte. Achte auf Gigabit-Switches, damit du deine schnelle Leitung nicht durch einen langsamen Router drosselst.
  • WLAN-Access-Points: Gerade, wenn du Mitarbeiter hast, die sich mit ihrem Laptop auch mal neben einen anderen Kollegen oder in einen anderen Raum setzen, ist ein flächendeckender WLAN-Empfang wichtig.

Apple oder Windows in kleinen Unternehmen?

Beide Systeme bringen ihre eigenen Vorteile mit und ja: Die Geräte von Apple sind ästhetischer als die meisten anderen. Wenn es dir aber um eine budgetfreundliche Ausstattung geht, wirst du mit Windowsgeräten besser fahren. 

Ausnahme: Wenn dein Team kreativ, grafisch und/oder mit Videos arbeitet, können Apple-Geräte tatsächlich die bessere Wahl sein, weil die Performance der M-Chips aktuell unschlagbar ist.

Tipp: Wenn es unbedingt Apple sein soll, dann schau nach Geräten mit M1, M2 oder M3 Chips. Diese sind nicht aus der neuesten Entwicklungsreihe, aber immer noch unglaublich leistungsfähig und deutlich günstiger zu haben als aktuelle Geräte. Auf Seiten, die wiederaufbereitete Geräte anbieten, kannst du die Technik zu guten Preisen bekommen.

Für die Arbeit mit E-Mails, Office365 und vielen technischen Anwendungen sind Windows-Geräte teils günstiger und teils deutlich besser geeignet. Bei weitem nicht alle Hersteller von Messgeräten, Werkzeugen usw. bieten ihre Software auch für Mac an. Wenn du also viel mit externen Geräten, wie Wärmebildkameras, Überwachungs- oder Messtechnik und der zugehörigen Software arbeitest, setze lieber auf Windows.

Nahaufnahme eines Smartphones mit den Apple- und Microsoft-Apps auf dem grünen Hintergrundbildschirm.

Feste Rechner oder Laptops?

Richtest du für deine Mitarbeiter feste Desktop-Rechner ein oder stellst du ihnen Laptops zur Verfügung? Diese Entscheidung kannst du anhand der Arbeitsweise des Teams festmachen: Wenn die Kollegen oft zwischen Firma und Homeoffice wechseln, werden sie mit Laptops deutlich besser zurechtkommen.

Tipp: Auf einem großen Monitor lässt es sich immer besser arbeiten als auf einem kleineren. Wenn du auf Laptops setzt, kannst du deinem Team zusätzlich größere Monitore bereitstellen. Diese Arbeit auf zwei Bildschirmen wird von den meisten als sehr angenehm und erleichternd beschrieben.

Desktop Rechner kommen dann in Betracht, wenn du deutlich mehr Rechenpower brauchst. Leistungsfähige Grafikkarten im Dauerbetrieb sind darin besser untergebracht als im Laptop. Außerdem lassen sich Desktop Rechner einfacher aufrüsten.

Tipp: Wenn du in Grafikdesign oder CAD, 3D-Druck und ähnlichen Bereichen arbeitest, dann sind eine starke Grafikkarte und viel RAM wichtiger als die anderen Komponenten deines Rechners.

Smartphone & Telefonie – dein mobiler Arbeitsplatz

Neben einem zuverlässigen Rechner oder Notebook ist auch ein Smartphone wichtig. Du wirst damit nicht nur telefonieren, sondern vor allem E-Mails checken, Messenger-Dienste nutzen und unterwegs auf deine Termine zugreifen. Selbst ein Mittelklasse-Smartphone reicht dafür völlig aus, solange es regelmäßig Sicherheitsupdates erhält und eine ordentliche Akkulaufzeit hat.

Tipp:

Trenne private und berufliche Daten möglichst strikt – entweder durch zwei Geräte oder durch unterschiedliche Benutzerkonten (z. B. mit der “Arbeitsprofil”-Funktion auf Android). So vermeidest du Durcheinander und sicherst geschäftliche Daten zusätzlich ab.

Office-Software & E-Mail-Dienst

Für den Arbeitsalltag benötigst du immer auch eine klassische Office-Software (zum Beispiel Microsoft 365 oder Google Workspace). Damit hast du Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstools direkt griffbereit.

  • E-Mail & Kalender: Eine eigene Domain (z. B. „info@deinefirma.de“) wirkt professionell. Große E-Mail-Provider wie Microsoft oder Google bieten Schnittstellen für gängige Office-Programme, was den Alltag vereinfacht.
  • Zusammenarbeit: Gerade auch in kleinen Teams sind gemeinsame Dokumentenablagen, Freigabefunktionen und geteilte Kalender wichtig – schließlich wollt ihr eure Dokumente nicht mit dem USB-Stick austauschen.
Zwei Personen besprechen einen Verkaufsbericht, während sie auf einen Laptop mit einem Diagramm der Verkaufsentwicklung schauen.

Sicherheit & Datenschutz – du bist verantwortlich

Auch wenn du “nur” ein kleines Unternehmen führst, darfst du die Sicherheit nicht vernachlässigen:

  • Virenschutz: Ein aktueller Viren- oder Endpoint-Schutz sollte auf jedem Gerät installiert sein.
  • Passwort-Management: Verwende starke Passwörter – ein Passwort-Manager (z. B. KeePass, LastPass, 1Password) macht das viel leichter.
  • Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA): Schalte sie unbedingt bei wichtigen Accounts (E-Mail, Cloud-Dienste, Banken) ein.
  • Regelmäßige Updates: Halte Betriebssysteme, Apps und Firmware (z. B. vom Router) stets auf dem neuesten Stand, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen.

Backup – deine Absicherung

Datenverlust kommt oft plötzlich und kostet viel mehr Zeit und Geld, als ein gutes Backup-System jemals kosten würde. Egal wie groß ein Unternehmen ist: Kunden-, Steuer- oder Rechnungsdaten zu verlieren ist nicht weniger als eine Katastrophe. Sichere dich daher gründlich ab, ein Backup darf zu keiner Zeit ein “Vielleicht” sein.

  • Cloud-Backup: Viele Anbieter (z. B. Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox) sichern deine Daten automatisch in der Cloud.
  • Lokale Sicherung: Eine externe Festplatte oder ein NAS-System (Network Attached Storage) ist sinnvoll, wenn du deine Daten lieber lokal absichern möchtest.
  • 3-2-1-Regel: Drei Kopien deiner Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, wovon eine Kopie an einem anderen Standort liegt (z. B. Cloud).

Praxis-Tipp:

Teste dein Backup regelmäßig! Denn nichts ist schädlicher, als erst im Ernstfall zu merken, dass deine Sicherung gar nicht funktioniert hat.

Wichtige IT Begriffe, die auch kleine Unternehmen kennen sollten

  • Cloud Computing: Rechenintensive Anwendungen laufen auf Servern über das Internet. Du sparst dir eventuell teure Hardware. Achte aber auf Datenschutz und vertrauenswürdige Anbieter.
  • VPN (Virtual Private Network): Ermöglicht dir, eine sichere Verbindung zu deinem Firmennetzwerk herzustellen, wenn du von unterwegs oder im Homeoffice arbeitest.
  • SaaS (Software as a Service): Mietmodell für Software (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace). Bezahlt wird monatlich oder jährlich pro Nutzer. Updates und Wartung übernimmt der Anbieter.
  • Backup vs. Archivierung: Backup: Sicherheitskopie für den Notfall (z. B. Datenverlust). Archivierung: Langfristige Aufbewahrung von Daten (z. B. Steuerunterlagen) aus rechtlichen Gründen.
  • Netzwerk-Sicherheit (Firewall, Antiviren, IDS/IPS)

    • Firewall: Überwacht den Netzwerkverkehr, blockt oder lässt Datenpakete durch.
    • Antiviren/Endpoint-Security: Schützt Endgeräte vor Schadsoftware.
    • IDS/IPS (Intrusion Detection/Prevention System): Erkennt Angriffsversuche im Netzwerk.

Kostengünstige Hardware und Software finden und sinnvoll investieren

Kleine Unternehmen sind in der Regel nicht in der Lage, sich einen eigenen IT-Verantwortlichen leisten zu können. Stattdessen setzen sie auf das Know-how, was eben im Team vorhanden ist. Oft heißt das aber, dass sich die Geschäftsführung mit allen Fragen rund um die IT-Lösungen selbst beschäftigen muss.

 

  • Welche Hardware brauchen wir wirklich?
  • Was muss diese leisten können?
  • Was darf sie kosten?
  • Wie schaffen wir Sicherheit?


Wir von Vije Computerservice helfen kleinen Unternehmen, Stunden der Recherche zu sparen, das vorhandene Budget sinnvoll einzusetzen und Technik anzuschaffen, die nicht nach einem Jahr bereits wieder ausgetauscht werden muss.

Vije ist deine externe IT-Abteilung, die sich um die gesamte Hardware und Software in deinem Unternehmen kümmert, sodass dein Team und du nur die Aufgaben auf dem Tisch haben, die euch wirklich voranbringen.

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IT Lösungen für kleine Unternehmen – Häufige Fragen und Antworten

Eine stabile Internetverbindung ist die Basis für alles Weitere. Ohne zuverlässiges Internet steht vieles still: Software, Cloud-Dienste, E-Mail-Kommunikation und Online-Meetings, bei einigen Anbietern sogar die Telefonie.

Windows-Geräte sind oft günstiger und mit einer breiteren Auswahl an Software kompatibel. Apple-Geräte bieten sich an, wenn dein Team kreativ arbeitet, insbesondere mit Videos oder Grafikdesign. Für spezielle Programme oder Hardware solltest du immer prüfen, ob Windows nicht doch die bessere Wahl ist.

Ja, denn auch Cloud-Dienste bieten keine 100%ige Sicherheit. Auch dort sind Datenverluste möglich. Eine zusätzliche lokale Sicherung oder ein externes Cloud-Backup sind sinnvoll.

Ein Business-Router bietet meist stabilere Verbindungen und mehr Sicherheitsfunktionen als Standard-Router. Falls du viele Geräte oder Mitarbeiter hast, könnte es sinnvoll sein, zusätzlich Access Points für eine bessere WLAN-Abdeckung zu installieren.

Nutze eine Kombination aus Firewall, Virenschutz, regelmäßigen Software-Updates und starken Passwörtern. Zwei-Faktor-Authentisierung für wichtige Konten und ein Passwort-Manager erhöhen die Sicherheit zusätzlich.

Optimal ist eine tägliche Sicherung aller wichtigen Daten. Nutze eine Kombination aus Cloud- und lokalen Backups und überprüfe regelmäßig, ob die Wiederherstellung funktioniert.

Über den Autor:

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Markus Vije

Vije Computerservice steht nicht nur für umfassendes Know-how und langjährige Erfahrung, sondern auch für Qualität ohne Kompromisse. Als akkreditierte Partner von Branchenführern garantieren wir Ihnen Top-Qualität aus der IT.

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